1. Pengelola dan cakupan
Kebijakan ini berlaku untuk aplikasi Android BAKUDAPA MOBILE (org.gatechstudio.malutprovkab) dan layanan yang terhubung ke portal BAKUDAPA. Disdukcapil Provinsi Maluku Utara mengelola layanan administrasi kependudukan dan pencatatan sipil. Halaman ini dihosting pada domain pengembang sebagai sarana publikasi kebijakan; hosting halaman tidak memindahkan pengelolaan data warga dari Disdukcapil.
Hubungi disdukcapil@malutprov.go.id untuk pertanyaan privasi, retensi, dan penghapusan. Alamat kantor: Jl. Raya Sofifi, Tidore Kepulauan, Maluku Utara, Indonesia.
2. Data yang diproses
Data pendaftaran dan layanan meliputi nama, NIK atau ID akun, nomor KK, email, nomor telepon, alamat dan wilayah domisili, tempat/tanggal lahir, jenis kelamin, serta biodata yang diperlukan untuk layanan yang dipilih. Kami memproses foto wajah verifikasi, foto dokumen, dan berkas seperti KTP, KK, surat pendukung serta lampiran permohonan.
Permohonan dapat memuat data anak, orang tua, saksi, atau anggota keluarga. Dokumen kependudukan dapat memuat agama. Layanan kelahiran atau kematian dapat memerlukan informasi kesehatan seperti berat/panjang bayi, jenis kelahiran, penyebab kematian, atau surat keterangan. Berikan data pihak lain hanya bila Anda berwenang mengajukannya untuk layanan tersebut.
Kami juga memproses catatan permohonan, status dan riwayat layanan, dokumen hasil, notifikasi layanan dan status dibaca, serta catatan keamanan seperti alamat IP, informasi klien dan peristiwa akun atau permohonan. Data inti diperlukan untuk pendaftaran atau layanan terkait; catatan tambahan dan penggunaan layanan tertentu mengikuti pilihan pengguna.
3. Tujuan penggunaan
Data digunakan untuk pendaftaran dan pengelolaan akun, verifikasi identitas, pemrosesan permohonan, penerbitan dan penyampaian hasil layanan, pemantauan status, serta keamanan dan kepatuhan pelayanan. Data layanan tidak digunakan untuk iklan atau pemasaran.
4. Penerima dan penyedia layanan
Data diakses petugas yang berwenang sesuai kebutuhan pelayanan. Infrastruktur hosting, perlindungan jaringan, pengiriman OTP WhatsApp bila diaktifkan, serta layanan email dapat memproses data atas instruksi Disdukcapil untuk menjalankan layanan. Pengelola mengonfirmasi penyedia tersebut tidak memakai data warga untuk iklan atau tujuan mereka sendiri.
Data dapat disampaikan kepada instansi yang berwenang sesuai kebutuhan pelayanan atau kewajiban yang berlaku. Jika Anda memilih membagikan atau menyimpan dokumen melalui aplikasi lain, penerima dan lokasi penyimpanan ditentukan oleh Anda. BAKUDAPA tidak mengirim dokumen otomatis ke penerima yang tidak Anda pilih.
5. Keamanan dan penyimpanan perangkat
Pengelola mengonfirmasi pengiriman data layanan menggunakan HTTPS/TLS, termasuk jalur infrastruktur dan penyedia pesan. Akses akun dan dokumen dibatasi melalui autentikasi serta pemeriksaan hak akses. Jangan memberikan kata sandi atau OTP kepada pihak lain.
Aplikasi menyimpan token sesi dan pilihan biometrik dalam penyimpanan aman perangkat; kata sandi tidak disimpan oleh aplikasi. Token mengikuti masa berlaku sesi server. Keluar menghapus sesi lokal dan pilihan biometrik, bukan akun atau arsip server. Dokumen hasil dapat menggunakan cache sementara untuk ekspor. Salinan yang Anda simpan atau bagikan di luar aplikasi perlu Anda kelola dan hapus sendiri.
6. Biometrik perangkat
Login biometrik bersifat opsional dan diaktifkan melalui menu Akun. Sistem operasi memverifikasi sidik jari atau wajah; aplikasi menerima hasil verifikasi, bukan gambar sidik jari, pola wajah atau template biometrik perangkat. Template tersebut tidak diambil atau dikirim ke server BAKUDAPA.
Biometrik digunakan untuk membuka sesi aplikasi dan memverifikasi akses Riwayat. Anda dapat memakai kata sandi atau menonaktifkan biometrik pada menu Akun. Sesi yang berakhir memerlukan login ulang; biometrik tidak memperpanjang sesi. Biometrik yang terdaftar pada perangkat dapat membuka aplikasi, sehingga jangan berbagi akses perangkat. Menonaktifkan fitur tidak menghapus biometrik dari sistem operasi.
Foto wajah yang Anda unggah untuk pendaftaran berbeda dari template biometrik perangkat: foto tersebut dikirim dan disimpan di server untuk verifikasi layanan.
7. Izin dan tautan eksternal
Kamera dan pemilih berkas digunakan saat Anda mengambil atau memilih foto/dokumen persyaratan. Aplikasi tidak membaca kotak SMS untuk OTP. Notifikasi status pada versi ini diperbarui ketika aplikasi aktif, bukan push ketika aplikasi tertutup. Halaman GIS dan survei kepuasan dapat dibuka di browser eksternal; layanan tujuan dapat memiliki ketentuan tersendiri.
8. Retensi
Data akun, foto verifikasi, dokumen dan riwayat disimpan untuk pengelolaan akun, verifikasi dan pelayanan. Lama penyimpanan mengikuti kebutuhan pelayanan, kewajiban yang berlaku dan ketentuan retensi arsip Disdukcapil. Belum ditetapkan satu batas waktu angka untuk seluruh data; tidak ada janji penghapusan otomatis dalam 90 hari.
Arsip pelayanan atau data yang wajib dipertahankan tidak otomatis dihapus bersama akun. Anda dapat meminta penjelasan jenis data yang dipertahankan, dasar dan jangka waktu retensinya melalui kontak resmi.
9. Permintaan penghapusan akun dan data
Anda dapat meminta penghapusan akun BAKUDAPA beserta data terkait, atau data tertentu tanpa menghapus seluruh akun. Permintaan dapat dilakukan tanpa login dan tanpa memasang aplikasi:
- Kirim email ke disdukcapil@malutprov.go.id dengan subjek Permintaan Penghapusan Akun BAKUDAPA.
- Sebutkan nama akun, email atau nomor telepon terdaftar, dan cakupan permintaan: akun beserta data terkait atau data tertentu.
- Jangan kirim kata sandi, OTP, template biometrik, atau salinan dokumen kependudukan pada email awal.
- Petugas memverifikasi kepemilikan akun dan menilai kewajiban retensi sebelum memproses permintaan. Minta penjelasan mengenai data yang tetap disimpan dan alasannya.
Data akun dan data terkait yang tidak wajib dipertahankan dihapus setelah verifikasi dan penilaian. Arsip permohonan, dokumen hasil atau catatan yang masih diperlukan untuk kewajiban pelayanan, keamanan atau ketentuan arsip dapat dipertahankan sesuai kewajiban yang berlaku. Pengelola belum menetapkan batas waktu pemrosesan atau retensi yang sama untuk semua permintaan. Keluar, menghapus data aplikasi atau uninstall bukan permintaan penghapusan server.
Di aplikasi, kanal yang sama tersedia melalui Kebijakan Privasi > Minta penghapusan akun / data. Tombol membuka aplikasi email; permintaan tidak terkirim otomatis.
10. Perubahan kebijakan
Kebijakan diperbarui bila praktik layanan atau aplikasi berubah. Tanggal pembaruan dicantumkan pada halaman ini. Untuk klarifikasi hubungi kontak resmi Disdukcapil.